Friday, 23 November 2018

Asset Management System: A Plan to Manage Obsolescence

Last week I did a consultancy work with a client and we raised an issue that I think is of great interest. How would an Obsolescence Management Plan be developed within the Asset Management System ISO 55001?

 It seems clear that correct management of obsolescence is necessary for the management of an asset, especially in long-life assets or in assets with rapid technological advances, let's see some ideas on how to raise it.



1. Assets Class Information.

Description of the assets covered by the Plan (that could be all) including description, role, criticality, quantity, and distribution. A good practice is to identify and classify them based on the ISO 14224: 2016 Standard.

In this section, targets of the Plan can be included.

2. Owners and Stakeholders.

Indicating roles and responsibilities related to the asset class and the application of the Plan.

3. Current Level of Obsolescence.

Defining the current situation of obsolescence of the assets covered by the Plan.

4. Factors Affecting Obsolescence.

Identifying factors that accelerate or reduce obsolescence, operational considerations and, mainly, safety, hygiene and environment factors related to the assets obsolescence.

5. Obsolescence Management Programs.

Describing programs used to manage the obsolescence of assets, they could include the following proposals:

  • Creation of a list of assets subject to obsolescence risk, including details of risky elements.
  • Creation of a technology observatory, in collaboration with other companies or universities, for trends to anticipate technological obsolescence.
  • Programs to avoid obsolescence, in agreement with the manufacturers involved, that could include carry out modifications and retrofits of assets to reduce risk, or Last Time Buy decisions making and End of Life for both equipment and spare parts.
  • Obsolescence mitigation programs, including measures for the asset to continue operating, such as the reserve or the manufacture of components that may increase the useful life of the assets.
  • Programs to eliminate obsolete assets and inventory, either in the form of assignment, resale or, even, cannibalization of equipment.

6. Budget.

A summary of the required funding to carry out these programs.

7. Risks.

Identification, analysis, evaluation, and treatment of current risks associated with the application of the programs included in the Plan.

8. Support Elements.

Description of resources, competence, communication plans, information requirements, and documented information necessary to carry out the different programs.

9. Implementation deadlines.

Calendar of activities, with milestones and final deadlines, to carry out programs.

10. Controls.

Description of programs performance indicators, as well as of the acceptability criteria.

Friday, 16 November 2018

Sistema de Gestión de Activos: Plan de Gestión de Obsolescencia

 Esta semana he realizado un trabajo de consultoría con un cliente y me ha planteado una cuestión que me parece de gran interés, ¿Cómo se desarrollaría un Plan de Gestión de Obsolescencia dentro del Sistema de Gestión de Activos ISO 55001?

 Parece claro que una correcta gestión de de la obsolescencia es necesaria en la gestión de un activo, especialmente en aquellos activos de muy larga duración o en los que los avances tecnológicos son muy rápidos, veamos algunas ideas sobre como plantearlo.



1. Información de los Activos.

Descripción de los activos a los que se aplica el Plan (que podrían ser todos), una buena práctica es identificarlos y clasificarlos en base a la Norma ISO 14224:2016.

En este apartado se pueden incluir los objetivos del Plan.

2. Propietarios e Interesados.

Indicando los responsables de la aplicación del Plan a cada activo y los roles de las personas afectadas.

3. Nivel Actual de Obsolescencia.

Definiendo la situación actual de obsolescencia de los activos que se encuentran incluidos en el Plan.

4. Factores que Afectan a la Obsolescencia.

Identificando los factores que aceleran o reducen la obsolescencia, también se pueden incluir las consideraciones operacionales y, en especial, de seguridad, higiene y medioambiente relacionadas con la obsolescencia de los equipos.

5. Programas de Gestión de Obsolescencia.

Describiendo los programas utilizados para la gestión de la obsolescencia, pueden incluir las siguientes propuestas:

  • Creación de un listado de activos en riesgo de obsolescencia, indicando los detalles de los elementos en riesgo.
  • Creación de un observatorio tecnológico, en colaboración con otras empresas o con universidades para conocer las tendencias y anticiparse a la obsolescencia tecnológica.
  • Programas para evitar la obsolescencia, de acuerdo con los fabricantes implicados, que incluya la realización de modificaciones y adaptaciones de los activos para reducir este riesgo, o la toma de decisiones de fecha de última adquisición de equipos y repuestos.
  • Programas de mitigación de la obsolescencia, incluyendo medidas para que el activo pueda continuar operando, como pueden ser la reserva o la fabricación de componentes que puedan aumentar la vida útil de los activos.
  • Programas de eliminación de activos obsoletos, ya sea en forma de cesión o venta como usado o, incluso, de canibalización de los equipos.
6. Presupuesto.

Preparación del presupuesto necesario para llevar a cabo estos programas.

7. Riesgos.

Identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos asociados a la aplicación de los programas incluidos en el Plan.

8. Elementos de Apoyo.

Descripción de recursos, necesidades de cualificación, planes de comunicación, requisitos de información y documentos necesarios para llevar a cabo los diferentes programas.

9. Plazos de Implantación.

Calendario de actividades, con hitos y plazos finales.

10. Controles.

Descripción de los indicadores de desempeño de los programas, así como de los criterios de aceptabilidad.